Digitalizzare i documenti di trasporto (DDT): come fare

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Tempo di lettura: 6 minuti

Con questo articolo cercheremo di fare un po’ di chiarezza su uno dei documenti fondamentali per la corretta gestione di una spedizione: il Documento di Trasporto o DDT.

Nella prima parte dell’articolo vedremo quali sono gli aspetti da tenere a mente per la corretta compilazione del DDT, mentre nella seconda parte vedremo come è possibile ottimizzarne la gestione e quali sono le modalità di conservazione del DDT anche a seguito dei recenti sviluppi normativi.

Se sei un disponente dell’ufficio traffico della tua azienda, probabilmente sei curioso di sapere come puoi ridurre il tempo che impieghi giornalmente per la gestione dei DDT.

Leggi l’articolo fino in fondo e scoprirai come puoi sfruttare i principi alla base della digitalizzazione dei processi e della dematerializzazione dei documenti per portare ingenti benefici al tuo lavoro.

Ma non saltiamo alle conclusioni. Partiamo dalle basi.

Cos’è il Documento di Trasporto o DDT

Pensa al caso di un panificio che ogni giorno trasporta il pane a diversi negozi alimentari.

Grazie all’emissione di un DDT, il panificio potrà emettere una sola fattura differita mensile per singolo negozio.

La cosa è resa ancora più complicata a partire dal 1° gennaio 2019, ossia da quando è entrata in vigore la fatturazione elettronica.

Non è ancora ben chiaro, infatti, come potersi destreggiare usando le vecchie fatture accompagnatorie a causa dell’obbligo di inviare al sistema SdI dell’Agenzia delle Entrate la fattura prima della spedizione.

La fattura, infatti, si considera già emessa nel momento della trasmissione del file XML al Sistema di Interscambio.

Ecco spiegato perché utilizzare il DDT per il trasporto merci, è uno dei modi utilizzati dalle aziende per non incorrere in problemi fiscali e mantenere una corretta gestione amministrativa interna.

ddt documento di trasporto

Il Documento di Trasporto (DDT) è stato introdotto dal legislatore nel 1996 con il DPR 472/96 per sostituire quasi completamente la Bolla di Accompagnamento, che, tuttavia, resta ancora valida per alcune categorie merceologiche speciali.

La funzione del DDT è quella di certificare il trasferimento di merci dal cedente (venditore) al cessionario (acquirente).

Come avrai avuto modo di approfondire durante il tuo lavoro, anche se questo documento è fondamentale per tracciare con successo ogni spedizione, non esiste un vero e proprio modello di DDT da rispettare per la sua compilazione.

Vige la regola del formato libero, ossia è l’azienda a decidere formato, dimensioni o tracciato del documento di trasporto.

Ciò non deve ingannare, però, perché i suoi contenuti sono tutt’altro che liberi e deve essere sempre emesso in un minimo di due copie.

Una copia del DDT rimane al mittente e la seconda viene consegnata al cessionario in accompagnamento alla merce ceduta e trasportata prima della consegna diretta della stessa o dell’affidamento dei beni al trasportatore.

Se non fosse possibile consegnare una copia cartacea, il DDT può essere inviato al destinatario in forma digitale (via fax, via email o altro) entro il giorno stesso dell’invio della merce.

Vediamo allora in breve quali sono gli elementi minimi obbligatori che deve contenere il DDT per non trovarsi nei guai.

I dati obbligatori nel documento di trasporto

Per essere valido anche ai fini fiscali, il documento di  trasporto (DDT) deve contenere le seguenti informazioni:

  • Numero e data del documento di trasporto
    • Generalità complete di Partita IVA del cliente (cessionario)
    • Generalità complete di Partita IVA del venditore (cedente)
  • Descrizione dei beni o dei servizi oggetto del contratto con il cliente
  • Quantità dei beni o servizi
  • Riferimento di chi effettua il trasporto (Mittente/Destinatario/Vettore).

Nel caso in cui ci si affidi ad un vettore per trasporto merci, nel DDT dovranno essere anche indicati i suoi riferimenti identificativi. Se i Vettori sono più di uno è sufficiente indicare sul DDT le generalità dei primo incaricato.

Oltre a ciò, se si trasportano merci particolari (carburanti, liquidi speciali, altamente infiammabili ed altro), è necessario indicare anche i dati dettagliati del trasportatore come persona fisica, incluso il numero della patente.

In questi casi dal DDT si devono evincere anche i seguenti dati:

  • Il numero e il peso dei colli (facoltativi ma utile con trasporto a mezzo Vettore)
  • La data in cui le merci lasciano la sede del Cedente (può essere una data diversa da quella del DDT)

Come puoi notare da questa rapida carrellata, i dati da inserire sono davvero tanti ed è facile incorrere in un errore nella compilazione del DDT.

Ma allora…

Perché conviene emettere (quasi) sempre un DDT?

Il documento di trasporto oltre a rispondere ad un adempimento di tipo fiscale, ricopre anche la necessità di tutela a carattere civilistico Cedente e Cessionario dell’avvenuta consegna delle merci.

Come tu stesso potrai confermare, molto spesso può essere opportuno certificare con un DDT anche operazioni esenti per la legislazione fiscale, allo scopo di ottenere dalla controparte una ricevuta dell’effettiva consegna dei beni.

Inoltre, c’è un altro aspetto fondamentale che va considerato.

A seguito della soppressione della bolla di accompagnamento, l’introduzione del Documento di Trasporto è l’unico strumento che ancora permette alle imprese di emettere una fattura differita.

Senza questo, infatti, ciò non potrebbe accadere mancando il giustificativo di consegna e l’azienda sarebbe obbligata ad emettere fattura ogni volta.

Pensa al caso di un panificio che ogni giorno trasporta il pane a diversi negozi alimentari.

Grazie all’emissione di un DDT, il panificio potrà emettere una sola fattura differita mensile per singolo negozio.

La cosa è resa ancora più complicata a partire dal 1° gennaio 2019, ossia da quando è entrata in vigore la fatturazione elettronica.

Non è ancora ben chiaro, infatti, come potersi destreggiare usando le vecchie fatture accompagnatorie a causa dell’obbligo di inviare al sistema SdI dell’Agenzia delle Entrate la fattura prima della spedizione.

La fattura, infatti, si considera già emessa nel momento della trasmissione del file XML al Sistema di Interscambio. Ecco spiegato perché utilizzare il DDT per il trasporto merci, è uno dei modi utilizzati dalle aziende per non incorrere in problemi fiscali e mantenere una corretta gestione amministrativa interna.

bolla di accompagnamento

Come puoi facilmente immaginare, però, questo comporta un notevole aumento del tempo che l’ufficio traffico impiega per il controllo, la registrazione, e l’emissione dei DDT.

Si perdono intere ore ogni giorno a ricontrollare i dati dei trasportatori e a fare correzioni prima di emettere i documenti di trasporto corretti.

Se sei arrivato anche tu ad un punto in cui non riesci più a gestire correttamente il flusso documentale, forse è il momento di pensare a come automatizzare la produzione dei documenti di trasporto.

Impossibile?

Non più. Vediamo come.

Digitalizzare i documenti di trasporto: da oggi si può

Se hai letto questo articolo attentamente, siamo arrivati a queste conclusioni:

  • Il DDT non deve obbligatoriamente accompagnare la merce (come, invece, deve accadere per la Scheda di Trasporto), ma può anche essere trasmesso telematicamente, a patto che ciò sia fatto entro il giorno in cui ha inizio la consegna della merce (Circolare n. 249 del 11 ottobre 1996).
  • Il DDT è un documento a tutti gli effetti rilevante ai fini fiscali oltre che civili, e deve essere obbligatoriamente conservato da parte del soggetto che cede la merce (e non dal trasportatore), insieme alla relativa fattura di vendita, per almeno 10 anni, così come definito dall’art. 2220 del CC.

Aggiungiamo l’ultimo tassello mancante.

Secondo quanto prescritto dal DM del 17 giugno 2014, è possibile effettuare una conservazione del documento di trasporto cartacea o nel solo formato digitale.

La conservazione in formato cartaceo non è una scelta irreversibile.

Grazie a un processo di dematerializzazione e conservazione digitale effettuato secondo gli standard definiti dalla legge, i documenti di trasporto possono essere digitalizzati e conservati in formato digitale anche in un secondo momento.

A questo punto, è facile verificare che, proprio perché è possibile effettuare la spedizione telematica e la conservazione digitale del DDT, non sussiste obbligo di firma da parte del cliente all’atto del ricevimento del DDT stesso.

Allora perché non sfruttare questa possibilità per ridurre i tempi necessari all’elaborazione dei documenti, limitare il trasporto a bordo dei mezzi ed eliminare i costi della gestione degli archivi cartacei?

Smettila di produrre documenti cartacei.

documento di trasporto pdf

Se deciderai di intraprendere un percorso di digitalizzazione documentale, non dovrai più perdere tempo dietro alla gestione dei Documenti di Trasporto.

Ma come farlo?

I Partner di CargUp, grazie alla tecnologia messa a punto dal nostro team, già oggi possono:

    • scambiare il DDT della spedizione,
    • stampare il DDT già compilato,
    • caricare il DDT firmato sulla piattaforma,
    • conservare copia digitale del DDT.

Ti piacerebbe digitalizzare il flusso documentale della tua azienda?

Commenta questo articolo indicando quali sono le tue principali esigenze e troveremo una soluzione adatta a te.

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